INFORMATIVA PRIVACY
AI SENSI DEGLI ARTT. 13-14 REG. UE 2016/679 (GDPR)
Mod. Informativa Tesserati REV. 01 del 03/12/2018
con la presente scheda l’Associazione Sportiva Dilettantistica Straverona rende l’informativa circa il trattamento dei dati personali acquisiti, anche verbalmente, direttamente o tramite terzi, a Lei relativi, necessari all’espletamento delle prestazioni amministrative, contabili, gestionali e contrattuali connesse o derivanti dal tesseramento presso la nostra Associazione o dalla partecipazione ad eventi organizzati dalla nostra Associazione.
La presente informativa è resa ai sensi di quanto previsto dagli artt. 13-14 del REG. UE 2016/679 (cd. GDPR), nonché dal D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE
Il Titolare del trattamento dei dati (di seguito anche “Titolare”) è l’Associazione Sportiva Dilettantistica Straverona con sede legale in Via Albere n. 43, 37138 Verona (VR), C.F. e P.IVA n. 02777620234, mail privacy@straverona.it, PEC straverona@pec.it.
2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Ai sensi degli artt. 6 e 7 GDPR si precisa che il trattamento dei dati personali potrebbe essere necessario in funzione del tesseramento dell’interessato, dell’inserimento nel libro dei soci e dei relativi adempimenti contrattuali e precontrattuali, della partecipazione ad eventi e gare e dei relativi adempimenti contrattuali e precontrattuali, nonché in relazione all’esecuzione degli adempimenti amministrativi, contabili e gestionali inerenti e/o connessi all’iscrizione e partecipazione da Lei richiesta e agli obblighi previsti da leggi, regolamenti e da normative nazionali e/o comunitarie.
L’Associazione può trattare i dati personali dell’Interessato relativi ad immagini, audio e/o video per la realizzazione di album ricordo o filmati ricordo dei partecipanti agli eventi, per le attività interne all’Associazione, per la presentazione delle attività in eventi di tipo promozionale, opuscoli di presentazione, cartelloni ad uso interno, articoli di cronaca di giornali e quotidiani locali relativi ad eventi di cui l’Associazione è stata parte attiva, pubblicazioni sul sito web, nonché sui profili social dell’Associazione.
L’attività di comunicazione e diffusione delle predette immagini, degli audio e/o dei video è esclusivamente finalizzata all’invio degli album e filmati ricordo agli associati o partecipanti, alla informazione dei potenziali iscritti alle attività che vengono svolte e all’informazione su eventi attraverso il sito web e i profili social dell’Associazione, oppure attraverso gli organi di stampa ed i media televisivi.
Non è consentito l’uso delle immagini, degli audio e dei video in contesti che pregiudichino la dignità ed il decoro personale e comunque per uso e/o fini diversi da quelli indicati.
3. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
3.1. Per quel che concerne il trattamento dei dati personali:
posto che il trattamento è necessario per l’eventuale tesseramento e/o la partecipazione ad eventi/gare e per gli adempimenti contrattuali consecutivi o per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta degli interessati, la base giuridica del trattamento è quella prevista all’art. 6 co. 1 lett. B) GDPR e dunque l’esecuzione del contratto;
− per quanto riguarda l’adempimento degli obblighi legali inerenti o derivanti dal tesseramento e/o dalla partecipazione ad eventi/gare e dai relativi adempimenti, tra cui l’art. 36 c.c., la normativa fiscale relativa agli enti non commerciali, in particolare l’art. 148 del T.U.I.R., l’art. 4 del D.P.R. 633/72 e l’art. 90 della Legge 289/2002, nonché le norme delle Federazioni e degli Enti di Promozione Sportiva (EPS) relative al tesseramento e alla partecipazione alle attività organizzate da tali enti o con la loro partecipazione, la base giuridica è l’art. 6, co. 1 lett C) GDPR, ovvero l’adempimento degli obblighi legali cui è soggetto il Titolare;
− per la specifica finalità di comunicazione dei dati a terzi la base giuridica è il consenso ex art. 6 co. 1 lett. A) GDPR.
3.2. Per quel che concerne il trattamento dei dati sensibili (c.d. particolari) eventualmente raccolti:
− riguardo ai dati particolari raccolti sulla base di disposizioni normative, quali i certificati medici di idoneità fisica per l’attività sportiva, la base giuridica è l’art. 9, co. 2, lett. G) GDPR in quanto il trattamento dei suddetti dati è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione o del diritto italiano.
In particolare, le norme riguardanti la certificazione medica per la pratica dell’attività degli Enti di promozione sportiva (EPS) e delle Associazioni/Società ad essi affiliati sono: per l’attività agonistica il Decreto del 18/2/1982 “Norme per la tutela sanitaria dell’attività sportiva agonistica”; per l’attività non agonistica la Legge 189/2012 di conversione del D.L. n. 158/2012, il Decreto Ministero della Salute del 24/04/2013 e ss.mm.ii., Decreto del Ministero della Salute dell’08/08/2014 sulle linee guida di indirizzo in materia di certificati medici per l’attività sportiva non agonistica e Circolare Prot. 6897 del 10/06/2016 emanata dal CONI.
3.3. Per quel che concerne il trattamento delle immagini, degli audio e/o dei video:
− con riferimento all’attività di pubblicazione e/o diffusione di immagini, audio e/o video mediante i canali indicati al punto 2 della presente informativa, nonché per l’attività di conservazione delle predette immagini, audio e/o video negli archivi informatici dell’Associazione per il tempo specificamente individuato per il raggiungimento delle finalità di cui al punto 2, la base giuridica è il consenso ex art. 6, co. 1, lett. A) GDPR;
4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento avverrà con strumenti elettronici, informatici o automatizzati, nonché cartacei. In particolare, il trattamento sarà effettuato su schede manuali, realizzate anche con l’ausilio di mezzi elettronici, conservate in luoghi chiusi, la cui chiave è detenuta dal Presidente e dagli incaricati dell’amministrazione, ovvero in modalità informatizzata, su un PC posto presso la sede dell’Associazione adeguatamente attrezzato contro i rischi informatici (credenziali e password di accesso, firewall, antivirus, backup periodico dei dati).
Il trattamento è svolto dal Titolare e dai dipendenti e/o collaboratori del Titolare in qualità di incaricati del trattamento, nonché dai Responsabili del trattamento specificamente individuati per iscritto, nell’ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite dal Titolare, assicurando l’impiego di misure idonee per la sicurezza dei dati trattati e garantendone la riservatezza.
Secondo le norme del Regolamento, i trattamenti effettuati dal Titolare saranno improntati ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.
I dati saranno sempre trattati nel massimo rispetto del principio della riservatezza anche nel caso di gestione degli stessi da parte di terzi soggetti espressamente incaricati dal Titolare.
I Suoi dati non sono soggetti ad alcun processo decisionale automatizzato.
Le immagini, le registrazioni vocali e i filmati saranno adeguatamente conservati presso i locali dell’Associazione. Le immagini che vengono utilizzate sono pertinenti rispetto al contenuto della pubblicazione. Alle immagini, agli audio e ai video non sarà abbinata alcuna informazione di carattere personale.
Il Titolare non è responsabile per l’utilizzo che terzi potranno fare delle immagini pubblicate.
5. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
I dati personali da Lei forniti possono venire a conoscenza del Titolare, degli incaricati e/o dei Responsabili del trattamento. La lista dei Responsabili del trattamento è disponibile a richiesta.
Eventuali ulteriori categorie di destinatari che potrebbero venire a conoscenza dei suoi dati personali durante o successivamente all’esecuzione del contratto sono:
a) i soggetti che elaborano i dati in esecuzione di specifici obblighi di legge;
b) le Federazioni Sportive ovvero agli Enti di Promozione Sportiva (EPS) cui il Titolare è affiliato;
c) gli istituti bancari che eroghino prestazioni funzionali alle finalità di cui al punto 2;
d) la società assicurativa con la quale il Titolare può stipulare la copertura assicurativa per i tesserati;
e) i consulenti, i professionisti esterni e le società che eroghino prestazioni funzionali, derivanti o connesse alle finalità di cui al punto 2, individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte con riferimento al trattamento dei dati personali;
f) soggetti che tipicamente gestiscono i canali di diffusione delle immagini (agenzie web per la pubblicazione online o agenzie di comunicazione per la creazione di opuscoli e volantini);
g) potenziali tesserati o interessati alle attività dell’Associazione;
h) professionisti che realizzano le riprese video e fotografiche;
i) giornali o quotidiani locali relativi ad eventi di cui l’Associazione è stata parte attiva;
j) in genere, a tutti quei soggetti pubblici e privati per i quali la comunicazione sia necessaria per il corretto e completo adempimento delle finalità indicate nel punto 2.
6. COMUNICAZIONE DEI DATI
I suoi dati potranno essere comunicati ai soggetti indicati al punto 5 per le finalità di cui al punto 2 ed, in generale, per gli adempimenti connessi all’espletamento dell’attività dell’Associazione.
7. DIFFUSIONE DEI DATI
Salvo sua specifica richiesta scritta, o preciso ordine dell’Autorità Garante/obbligo normativo, i dati personali da Lei conferiti non sono soggetti a diffusione. In ogni caso, i Suoi dati personali sensibili (cd. particolari) non possono essere diffusi.
8. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO
I dati raccolti non verranno trasferiti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali.
9. PERIODO DI CONSERVAZIONE
9.1. Per quello che concerne il periodo di conservazione dei dati personali relativi ai tesserati: i dati da Lei forniti verranno conservati durante tutto il periodo di iscrizione del tesserato presso l’Associazione e, successivamente, per un periodo di dieci anni dalla cessazione dello stesso al fine di adempiere agli obblighi di natura fiscale e contabile, nonché per la tutela giudiziale nel caso di controversie scaturenti dall’iscrizione stessa.
In particolare, i dati personali saranno conservati per tutto il tempo indispensabile per una corretta tenuta del libro dei soci e/o per procedere alle formalità richieste dalle Federazioni Sportive e/o gli Enti di Promozione Sportiva (EPS) cui il Titolare è affiliato: tale termine è determinato dal codice civile, dalla normativa fiscale e dalle norme e regolamenti del CONI e delle Federazioni Sportive e/o gli Enti di Promozione Sportiva (EPS) stessi. La verifica sulla obsolescenza dei dati oggetto di trattamento rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati viene effettuata periodicamente.
Per quanto riguarda i trattamenti basati sul consenso, i dati verranno conservati fino a revoca del consenso medesimo.
Le immagini, gli audio ed i video saranno conservati durante tutto l’anno di tesseramento del socio e, successivamente, per ulteriori due anni. In qualsiasi momento sarà possibile richiedere la rimozione dal sito web di dati e fotografie inviando una mail al Titolare.
9.2 Per quello che concerne il periodo di conservazione dei dati personali relativi ai partecipanti ad eventi/gare: i dati da Lei forniti verranno conservati durante tutto l’anno nel corso del quale è stato organizzato l’evento/gara e, successivamente, per un periodo di dieci anni, al fine di adempiere agli obblighi di natura fiscale e contabile, nonché per la tutela giudiziale nel caso di controversie scaturenti dalla partecipazione stessa.
In particolare, i dati personali saranno conservati per tutto il tempo indispensabile per procedere alle formalità richieste dalle Federazioni Sportive e/o gli Enti di Promozione Sportiva (EPS) cui il Titolare è affiliato: tale termine è determinato dal codice civile, dalla normativa fiscale e dalle norme e regolamenti del CONI e delle Federazioni Sportive e/o gli Enti di Promozione Sportiva (EPS) stessi. La verifica sulla obsolescenza dei dati oggetto di trattamento rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati viene effettuata periodicamente.
Per quanto riguarda i trattamenti basati sul consenso, i dati verranno conservati fino a revoca del consenso medesimo.
Le immagini, gli audio ed i video saranno conservati durante tutto l’anno nel corso del quale è stato organizzato l’evento/gara e, successivamente, per ulteriori due anni. In qualsiasi momento sarà possibile richiedere la rimozione dal sito web di dati e fotografie inviando una mail al Titolare.
10. DIRITTI DELL’INTERESSATO
La normativa conferisce all’Interessato l’esercizio di specifici diritti elencati agli artt. da 15 a 22 del GDPR, tra cui quello di ottenere dal Titolare la conferma, o meno, dell’esistenza di propri dati personali (ovvero l’accesso), la loro messa a disposizione in forma intelligibile, nonché la rettifica, o la cancellazione degli stessi, o di limitarne in tutto o in parte il trattamento o opporsi per motivi legittimi al medesimo e/o revocare il consenso al trattamento in qualsiasimomento (fermo restando le conseguenze indicate nei punti che precedono), o di chiedere la portabilità dei propri dati per quanto riguarda i dati oggetto di specifico consenso, o ancora l’aggiornamento.
L’interessato ha diritto di avere conoscenza dell’origine dei dati, della finalità e delle modalità del trattamento, della logica applicata al trattamento, degli estremi identificativi del titolare e dei soggetti cui i dati possono essere comunicati.
L’Interessato ha altresì il diritto di chiedere la trasformazione in forma anonima, la limitazione o il blocco dei dati trattati in violazione della legge; può altresì proporre reclamo per quanto concerne il trattamento non autorizzato dei dati conferiti al Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità pubblicate sul sito di detta autorità (v. http://www.garanteprivacy.it/).
Le richieste relative all’esercizio dei predetti diritti possono essere indirizzate al Titolare del trattamento, ai recapiti sopra indicati, senza formalità o, in alternativa, utilizzando il modello previsto dal Garante per la Protezione dei Dati Personali reperibile al Sito internet: http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docwebdisplay/
docweb/1089924.
L’esercizio dei premessi diritti può essere esercitato mediante comunicazione scritta da inviare a mezzo PEC al Titolare o mediante lettera raccomandata a/r indirizzata alla struttura sopra citata.
11. CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento di dati personali necessari per il tesseramento e/o partecipazione ad eventi/gare non è obbligatorio, tuttavia è un requisito necessario per l’iscrizione e per l’esatta esecuzione degli obblighi contrattuali e precontrattuali da questa derivanti. Il Titolare precisa che le verranno chiesti soltanto i dati strettamente necessari per la conclusione del contratto e per l’esecuzione delle obbligazioni o degli obblighi di legge da esso derivanti.
12. RIFIUTO DI CONFERIMENTO DEI DATI
La mancata indicazione dei dati da parte dell’interessato comporta l’impossibilità di stipulare il contratto e/o di partecipare all’evento/gara, nonché di eseguire le misure precontrattuali richieste, e di portare a termine in maniera esatta l’adempimento delle obbligazioni contrattuali, così come gli adempimenti (anche legali) derivanti o connessi al contratto e, più in generale, l’impossibilità di adempiere alle finalità di cui al punto 2.
